Ti spiego cosa sono, come si predispongono e soprattutto perché ti servono.
Premessa
Che si parli di micro-impresa, PMI, o multinazionale, l’organigramma e il mansionario sono supporti basilari per il corretto funzionamento dei rapporti fra le varie figure operanti in azienda.
Spesso sottovalutati, questi due supporti sono irrinunciabili per la tua impresa, piccola o grande che sia: l’organigramma è uno strumento semplice ma incisivo per rendere chiara e fruibile la struttura dell’Azienda.
Il mansionario rende chiare le attività di competenza di tutte le figure che operano all’interno del contesto aziendale, in modo che tutti sappiano esattamente “chi fa cosa”.
Cos’è l’organigramma
Ma cos’è l’organigramma? A livello teorico, l’organigramma individua e descrive in maniera sintetica e chiara i legami funzionali e/o gerarchici che intercorrono fra le figure che operano in azienda.
Dal punto di vista funzionale, la sua mission consiste nel rappresentare in maniera semplice e diretta chi prende le decisioni, chi le esegue, chi controlla che il lavoro sia stato svolto, con chi collaborare, ma anche, banalmente, chi ascolta e da chi bisogna farsi ascoltare.
L’organigramma è lo specchio dell’azienda, pertanto deve essere chiaro, fruibile, esposto sotto gli occhi di tutti, ma soprattutto costantemente aggiornato, in modo da registrare evoluzioni e cambiamenti che avvengono all’interno dell”azienda.
Come predisporre un organigramma
Dal punto di vista pratico, l’organigramma è la rappresentazione grafica dei legami funzionali/gerarchici tramite rettangoli e linee: i rettangoli rappresentano gli enti/reparti/uffici, spesso indicati solo con delle sigle, mentre le linee rappresentano le relazioni esistenti tra gli enti stessi.
Quest’ultime possono essere continue o tratteggiate in base al diverso tipo di relazione che designano: le linee continue possono essere orizzontali o verticali, e definiscono i rapporti gerarchici; le tratteggiate invece, rappresentano un legame tra i ruoli in cui non vige alcuna relazione gerarchica.
In base alle esigenze, i diagrammi possono assumere rappresentazioni grafiche con forme differenti: piramidali, ad albero, a bandiera, o misti.
Talvolta si sottovaluta l’efficacia di questo strumento, tanto semplice quanto potente.
Un organigramma corretto chiarisce e semplifica, ma se scorretto, può creare caos tra i ruoli e le responsabilità, impattare negativamente sull’efficienza del personale e sulla produttività.
Una volta predisposto, l’organigramma non resterà tale vita natural durante, ma verrà modificato ogni volta che avverranno dei cambi ruolo/posizione all’interno dell’organico, nuovi ingressi nelle posizioni chiave indicate e/o modifiche all’assetto organizzativo.
È importante che questo documento venga reso fruibile a tutti i dipendenti, pertanto deve essere ben esposto e visibile in tutti i luoghi di lavoro (uffici, sedi staccate, siti operativi, ecc. ecc.)
Cos’è il mansionario?
Il mansionario è il documento che accompagna l’organigramma nel rendere chiare a tutte le figure operanti in azienda quali siano le attività di competenza di ciascuno.
Affinché assolva il suo compito, deve essere reso in forma scritta ed esplicitare funzioni e compiti di ciascuno. Il mansionario serve anche a rendere ognuno “responsabile” per l’attività che svolge.
Lo scopo principale è ufficializzare ed evidenziare in forma scritta funzioni e compiti di tutti coloro che prestano la propria attività lavorativa in azienda, dalla base ai vertici. In questo modo l’organizzazione del lavoro non è resa casuale, ma ogni singolo addetto si occupa di un determinato compito divenendo quindi referente per una specifica attività da svolgere.
Nel corso del tempo, questo strumento si è evoluto, superando la visione meramente Tayloristica, pertanto oltre agli aspetti tecnici e funzionali si è arricchito di contenuti più emotivi, inerenti le modalità di relazione e le aspettative comportamentali legate al ruolo.
Perché il mansionario è utile?
Di solito il mansionario viene redatto e aggiornato di concerto tra i vari responsabili di funzione e il responsabile delle Risorse Umane, ed è un supporto fondamentale per le seguenti attività:
- selezione del personale;
- formazione del personale new hire;
- addestramento/formazione del personale in forza;
In forma più dettagliata, il mansionario oltre a determinare il ruolo e funzioni dell’individuo, raccoglie anche i dati anagrafici e quelli inerenti alla formazione, e l’intera carriera lavorativa del singolo lavoratore.
Deve essere presente anche una sezione dedicata alla valutazione periodica.
Il mansionario è statisticamente meno soggetto a modifiche rispetto all’organigramma, ma anche lui va implementato di pari passo a nuove attività e/o nuove mansioni, deve rispecchiare compiti attività per questo è necessario che sia perfettamente aderente alla realtà aziendale.
Così come l’organigramma, deve poter essere consultabile da tutti i lavoratori, pertanto è buona prassi consegnarne una copia in formato cartaceo e/o elettronico a ogni dipendente/collaboratore al suo ingresso in azienda e che sia presente nella intranet aziendale se l’impresa ne dispone.
Conclusioni
Adesso che hai chiaro in cosa consistono mansionario e organigramma, potrai renderti conto di quanto questi strumenti apparentemente banali, spesso snobbati dalle imprese, possano essere utili.
Lo so, probabilmente stai pensando “I miei dipendenti sono quattro gatti, sanno già cosa devono fare e a chi devono rispondere, cosa me ne faccio?!”.
Beh ti rispondo così: la chiarezza non è mai troppa.
Spesso si dà per scontato che tutti sappiano e l’imprenditore non sempre può fare il boss in incognito per capire cosa non va, quindi il suo compito, anche se non c’è scritto sul mansionario (e ti consiglio di ometterlo!) è proprio ridurre al minimo il margine di errore.
Più si è chiari e trasparenti nell’informare i propri collaboratori, più le informazioni sono fruibili e alla portata di tutti, meno incomprensioni e inconvenienti si verranno a creare.
Facciamo qualche esempio pratico:
Esempio 1
- Un operaio si rende conto di un’anomalia produttiva su un macchinario, a chi deve rivolgersi per segnalarlo? Al suo collega? Al suo responsabile? Se ci sono più referenti? Magari per il problema tecnico deve rivolgersi ad un interlocutore diverso rispetto al problema legato al prodotto finito.
Esempio 2
- Nel settore amministrativo vengono impiegate tre risorse che gestiscono una mole di lavoro discreta ma non eccessiva. L’attività è ben organizzata, non sono in deficit di personale, tutto ha sempre funzionato a meraviglia. Ma nell’ultimo mese qualcosa non va a livello relazionale: due di loro hanno difficoltà a rapportarsi con uno dei loro colleghi e questo sta cominciando ad impattare sulla gestione del lavoro, man mano sempre meno efficiente perché i tre soggetti non si relazionano in maniera efficace. Non c’è un responsabile Risorse Umane, l’azienda ha 9 dipendenti e non ha una figura del genere in organico. Con chi devono confrontarsi i tre amministrativi per poter mettere in luce il problema? Devono riferirsi al responsabile amministrativo? Direttamente al titolare?
Se nella tua impresa si verificassero situazioni analoghe a quelle citate sopra, per Te sarebbe chiaro cosa fare, non ho dubbi. Ma non è detto che per i lavoratori lo sia, anzi c’è una buona percentuale di probabilità che nessuno parli e che il problema peggiori sempre più, ripercuotendosi sulla qualità del lavoro.
Organigramma e mansionario aiuterebbero i dipendenti a capire a chi rivolgersi da un punto di vista gerarchico (organigramma) sapendo con certezza che Lui/Lei si occupa anche di gestire quel tipo di attività/problematica (mansionario).
Questi sono solo due esempi, banali ma realistici.
Se metti per iscritto ruoli, responsabilità e attività, tutti sapranno chi fa cosa, perché e a chi riferirsi per questo o quest’altro problema.
Al minimo dubbio ognuno dei tuoi dipendenti si sentirà libero di visionare l’organigramma o il mansionario, perché sono lì, a portata di mano, evitando inutili fraintendimenti, discussioni o semplice imbarazzo.
Ti sembra poco? Prova, mi dirai.
