Come la definizione di processi e procedure può aiutarti a gestire al meglio i tuoi dipendenti
Premessa
Spesso si parla di processi e procedure, termini che spesso sbagliando si sovrappongono, e che sono oggetto di equivoci legati al loro significato.
Cosa sono? In cosa differiscono? Come possono essere utili all’azienda?
Significato e differenze di “processo” e “procedura”
La prima fonte di confusione è la differenza tra processo e procedura. Spesso si fa davvero molto caos nel distinguerli.
Nella ISO 9001 2015 si parla di “processo”, ma il suo significato non viene mai spiegato in maniera chiara. Viene definito in maniera vaga, ambigua, come un “Insieme di attività correlate o interagenti che trasformano elementi in ingresso in elementi in uscita”.
In questo modo però processo e procedura sembrano quasi sovrapporsi.
All’interno di un’organizzazione vi sono delle regole per eseguire le varie attività; il modo in cui queste vengono osservate/rispettate/eseguite può essere definito come “procedura”, mentre il processo è il modo in cui l’organizzazione opera per raggiungere i suoi obiettivi, strategici, operativi, ecc. ecc.
Cerchiamo di fare chiarezza!
Due sono le aree su cui procedura e processo si configurano come due entità totalmente diverse: obiettivo e responsabilità.
Vediamole nel dettaglio:
Obiettivo
- La finalità della procedura è di soddisfare determinati requisiti, e definisce uno standard per soddisfarli. Se cambiano i requisiti, verrà modificata anche la procedura finalizzata a soddisfarli. L’audit di una procedura verifica che ci sia rispondenza/conformità fra quanto pianificato e quanto viene realizzato.
- Lo scopo del processo è raggiungere un obiettivo e definisce modalità e responsabilità per raggiungerlo. La modifica di un processo nasce dall’esigenza di raggiungere l’obiettivo in maniera più efficace, o da una modifica del target di riferimento o, più banalmente, perché essa stessa non permette di soddisfare l’obiettivo.
L’audit di un processo verifica che l’obiettivo prefissato sia stato raggiunto e/o l’eventuale scostamento rispetto al target (KPI).
Responsabilità
- All’interno di una procedura, vengono definite le attività/mansioni che è lecito svolgere o meno, dunque la responsabilità verte su ogni singola persona/lavoratore che svolge o non svolge una determinata azione.
- In un processo, viene identificato un precess owner, ovvero il responsabile dell’intero processo, colui che ha la responsabilità dell’obiettivo per cui per quel determinato processo è stato creato.
Perché sono utili i processi e le procedure?
Dopo aver capito la differenza fra processo e procedura, va da sé quanto possa essere di supporto all’efficienza dell’azienda definire con esattezza questi due elementi, elaborare degli standard e delle valutazioni periodiche.
Lo so adesso dirai “Eh ma la mia è una piccola azienda, cosa me ne faccio di processi e procedure se siamo in 4 e facciamo sempre le stesse cose?!” Eh no, non è proprio così.
Quali cose fare, come farle, chi deve monitorare che tutto venga fatto correttamente, sembra banale ma non lo è.
Ragionare e mettere per iscritto processi e procedure è un processo lungo che costringe l’imprenditore a riflettere.
Regolamentare il funzionamento delle attività nella tua impresa è importante. Per farlo sei costretto a sederti e porti delle domande su come vengono fatte le cose, sul perché vanno fatte, su quante cose non vengono fatte o non sono disciplinate, su come venga fatto, se viene fatto, il monitoraggio, ecc. ecc.
Riflettere è sempre una buona cosa. Lo so che non hai tempo e che hai sempre fretta, ma puoi sempre farti supportare da un/a consulente esterno/a, come me.
Una volta che avrai chiari i processi e le procedure da utilizzare in azienda, potrai informare i dipendenti e rendere il materiale fruibile, dimodochè tutti si possano allineare tempestivamente e se qualcuno non lo facesse tu avresti degli strumenti efficaci in mano per capire e per muoverti.
Conclusioni
Una volta completato il processo di analisi e redazione, non resta che riportare in forma scritta i processi e le procedure e renderli fruibili in formato cartaceo e/o elettronico per i tuoi dipendenti.
Dai ad ognuno una copia del manuale, e/o informali su dove reperirla. È importante che il materiale sia agevole da trovare e di facile consultazione.
Ricorda sempre l’importanza della comunicazione al tuo personale: informarli e coinvolgerli migliora il clima aziendale, e di conseguenza la produttività!
