Ricerca il tuo personale in maniera efficace

Le 5 dritte rubate agli head hunter

Premessa

La Ricerca del personale è un argomento delicato, è un’attività impegnativa in termini di tempo, energie, risorse, con un rischio di insoddisfazione molto elevato.

Per ridurre al minimo il margine di errore non esistono pozioni miracolose, consigli perfetti, né dritte anti-fallimento garantite, ma ci si può organizzare!

In questo articolo ti spiego in maniera chiara e sintetica quello che devi assolutamente sapere sul processo di Ricerca e Selezione, e ti dò alcuni consigli utili che potrai utilizzare anche se non sei un Head Hunter!

Cosa significa ricerca del personale?

Oggi si parla spesso di Recruitment, prestito inglese molto di moda per indicare quello che in italiano definiamo il processo di Ricerca e Selezione del personale. Si tratta di un’attività impegnativa e dispendiosa in termini di tempo, energie e soldi, che se ben fatta ti darà grandi soddisfazioni, te lo garantisco.

L’aspettativa in merito al processo di selezione è strettamente legata al concetto di “talento”: sono sicura che per la tua azienda non vuoi accontentarti di persone adatte, bensì vorrai persone veramente valide, particolarmente dotate in termini di conoscenze e competenze rispetto alla media.

Le risorse “talentuose” apportano valore aggiunto alla tua azienda, possono fare la differenza.

Loro occuperanno al meglio la posizione per cui sono state selezionate.

Trovarle richiede molto impegno, un arco temporale variabile, un’ottima conoscenza degli strumenti base del mestiere. Hai a disposizione tutti gli ingredienti? Comincia a ragionare su questo.

Gli strumenti base della ricerca del personale

Le nuove frontiere dell’online e dei social hanno dato un contributo rivoluzionario al mondo del recruitment, ma ci sono degli strumenti base utilizzati da decenni nel campo della selezione, che sono imprescindibili per il corretto andamento del processo.

Eccoli:

• Intervista telefonica: viene utilizzata di solito dopo la fase di screening dei curricula per un primo contatto verbale con il candidato. Consente di avere un rapido confronto per poter confermare l’attinenza del profilo rispetto alla posizione e fissare il successivo colloquio live.
• Intervista strutturata: richiede un lavoro preparatorio da parte del selezionatore, che definirà preventivamente le domande da porre al colloquio e un sistema standard di valutazione.

È molto utile per verificare la sussistenza dei requisiti attitudinali e professionali richiesti dalla job position, soprattutto quando ci sono un numero medio-alto di candidati da colloquiare.

• Intervista non strutturata: il selezionatore mira ad instaurare un dialogo naturale, lascia ampio spazio al candidato dirigendo il focus a seconda degli argomenti di sua preferenza e/o che emergono durante il colloquio.
• Intervista panel: prevede che durante il colloquio ci sia la presenza di due o più intervistatori in contemporanea, fra i quali possono esserci anche il titolare dell’impresa, futuri colleghi e/o responsabili del nuovo assunto.

È importante che gli intervistatori si accordino prima in merito agli argomenti da trattare/domande da porre alla risorsa in modo da evitare confusione. Questo tipo di colloquio permette agli intervistatori di confrontarsi dopo il colloquio e avere maggiore oggettività nella valutazione del candidato.

Dato da non trascurare: crea maggiore pressing emotivo nel candidato rispetto all’intervista one to one.

Ci tengo a ribadirti che conoscere questi tools è imprescindibile se vuoi fare ricerca di personale, sono validi ed efficaci se usati con consapevolezza, quindi ti ti serve conoscerli e padroneggiarli al meglio.

Nulla vieta, anzi te lo consiglio, di integrarli con i nuovi strumenti dell’era digital, che ti permettono di ottimizzare la raccolta delle informazioni, rendendo il processo più snello ed efficace. Eccone alcuni:

• video cv-presentazioni
• video colloqui
• meeting in casual settings
• virtual reality assessment

Le macrofasi del processo di Ricerca e Selezione del personale

Il processo di Ricerca e Selezione, è un’attività articolata che coinvolge una moltitudine di aspetti riferibili a 3 aree principali: quella di natura economica (costi monetari e non solo), legale (inquadramento, sgravi ecc.) e psicologica (valutazione del profilo ecc).

Mettere in casa persone inadeguate o che mollano dopo pochi giorni è un vero e proprio spreco di risorse, di tempo e di energie. Per questo motivo, è basilare avere ben chiaro l’iter da seguire in tutte le sue fasi.

Le imprese strutturate affidano il processo ad un comparto interno specializzato, quello delle Risorse Umane, mentre in aziende meno strutturate spesso viene gestito reparto amministrativo o dal titolare dell’impresa in prima persona.

Adesso vediamo quali sono le macrofasi del processo di Recruitment:

• Job analysis: raccolta delle informazioni su comportamenti e risultati legati alla posizione.

• Job description: descrive compiti e mansioni che la figura richiesta dovrà svolgere.

• Job specification: definisce i requisiti e le competenze che la risorsa deve possedere per poter coprire la posizione.

• Reclutamento: è la fase di reperimento dei profili sfruttando i canali di riferimento scelti: job posting, annunci di lavoro, career day, fiere del lavoro, social media, networking, ecc. ecc.

• Selezione: è la fase attiva di individuazione dei profili in linea con la posizione ricercata. Include screening, colloquio telefonico, colloquio live, valutazione dei risultati ottenuti dai candidati, cernita dei profili centrati rispetto alla job position di riferimento.

• Onboarding: una volta identificato il candidato giusto, si procede con il colloquio di assunzione, in cui vengono presentate al candidato le tempistiche d’ingresso, il contratto collettivo di riferimento, mansione e livello di inquadramento, eventuali benefit, orari di lavoro e procedure di base (richiesta permessi/ferie, timbrature, gestione malattie, ecc. ecc.).

Aseguito del colloquio viene firmata dalle parti la Lettera d’impegno all’assunzione, cui seguirà a con tempistica certa e definita la firma del contratto di assunzione vera e propria.

I successivi 6 mesi rispetto all’ingresso del neoassunto, fanno sempre parte della fase di onboarding. È un momento molto delicato in cui la percentuale di abbandono è più elevata, l’azienda deve osservare e valutare, possibilmente con step periodici definiti, l’andamento del candidato.

• Misurazione: terminata la fase di onboarding, si passa alla valutazione dei dati relativi alla selezione: time to hire, ore di lavoro impiegate da chi si è occupato del processo, costi, retention, ecc.

Questo è basilare per calcolare il ROI (Return On Investment).

Le tecniche base che devi conoscere per la ricerca del tuo personale

Abbiamo visto le macrofasi del processo, adesso approfondiamo le tecniche da utilizzare:

• Colloquio individuale: di solito è la tecnica più efficace perché ti fornisce attraverso il contatto diretto con il candidato un numero elevatissimo di informazioni, non solo a livello di contenuti, ma anche attraverso gli aspetti paraverbali e non verbali.

• L’intervista situazionale: consiste nel paventare al candidato uno scenario ipotetico chiedendogli di calarsi nella realtà prospettata e di descrivere il proprio comportamento svolgendo quella determinata mansione/attività. È molto utile per valutare una ipotetica situazione lavorativa futura.

• Prove pratiche: utilissime per testare in maniera concreta le conoscenze del candidato nella sua operatività.

Di solito vengono svolte in azienda e condotte/supervisionate da un referente operativo che sappia appurare la reale aderenza delle abilità del candidato rispetto ai requisiti richiesti dalla attività che andrebbe a svolgere. Non dimentichiamoci dell’aspetto emotivo che talvolta può inficiare sulla riuscita della prova.

• Test psicometrici: ovvero la somministrazione al candidato di test per comprendere la sua personalità. Ci sono moltissime tipologie di test che indagano i vari aspetti della personalità in maniera anche molto mirata.
• Assessment: si tratta di una prova di gruppo, che segue regole di svolgimento molto precise, che viene utilizzata con l’obiettivo di analizzare il comportamento dei candidati in una dinamica di gruppo.

Questa tecnica è funzionale a cogliere gli aspetti relazionali, pertanto è utilissima se il candidato che cerchi dovrà lavorare all’interno di un team.

Chi fa ricerca del personale?

Ecco, su questa domanda potremmo aprire diversi scenari di dibattito, ma resto centrata sull’obiettivo: fornirti una linea guida semplice e fruibile per fare bene Ricerca e Selezione del tuo personale.

Hai due strade: occuparti internamente del recruiting o esternalizzarlo.

Puoi spaziare all’interno dell’una o dell’altra scelta con altre micro-soluzioni che vediamo nei sottoparagrafi successivi.

In-sourcing selection

Bene, hai scelto di non affidare a società/collaboratori esterni alla tua azienda il processo di recruitment, te ne occuperai tu. Bene, fantastico, vediamo come:

• Hai un ufficio HR deputato a svolgere anche attività e qualificato per farlo.
• Non hai un ufficio HR, ma hai una persona che proviene da altri comparti affini, ad esempio quello amministrativo, a cui puoi affidare questo compito.
• Te ne occupi tu Imprenditore, in prima persona.

Nel caso tu abbia scelto la seconda o la terza ipotesi, ha/hai il tempo per farlo? Ha/Hai le competenze?

Il rischio di fallimento è dietro l’angolo e comporta dei costi, non solo monetari, elevati. Pensaci.

Outsourcing selection

Ecco le alternative che hai a disposizione qualora volessi affidare ad una società/collaboratore esterno il processo di Ricerca e Selezione del personale:

• Agenzia per il lavoro
• Società specializzate in ricerca e selezione
• Head hunter/freelance

Ognuna di queste tre soluzioni prevede un costo, sicuramente non irrilevante.

Le 5 regole d’oro per la Ricerca e Selezione del personale

Adesso è arrivato il momento tanto atteso, quello delle dritte irrinunciabili! I consigli utili anche a te che non ti occupi solo di selezione nella vita ma che devi/vuoi iniziare a farlo.

Si tratta di suggerimenti pratici, dettagli spesso tralasciati, che fanno la differenza:

Lavora su attraction e brand position. Come e quanto l’azienda è appetibile per i candidati, ovvero quanto è attraente per loro spingendoli all’autocandidatura (di solito attraverso la pagina “Lavora con Noi” del sito istituzionale).

Spesso questo argomento viene sottovalutato o per nulla considerato da PMI e microimprese, ma si tratta di una fonte molto importante di reperimento dei candidati, con sforzo e costi ridotti al minimo perché si tratta di un processo spontaneo da parte degli utenti.

Occhio alla job analysis e job description. La prima fase di raccolta dei dati e delle esigenze viene spesso affrontata in maniera sommaria, quasi scontata soprattutto se il processo viene gestito internamente all’azienda. Grave errore!

Questo è lo step principe del processo: se non sai esattamente cosa vuoi come fai a trovarlo? È impossibile, salvo botte di C.

Anche se ti sembra superfluo, scontato, inutile, non lo è: osservazione attiva dell’attività! Nel 99% dei casi la risposta è questa: so già in cosa consiste il lavoro, perché devo osservarlo?!

Sì, lo so che lo sai, ma devi farlo da osservatore esterno, da spettatore.

Devi cogliere i dettagli, i gesti, le difficoltà, i ritmi, le interazioni fra colleghi se ci sono, quelle col pubblico.

I dettagli, spesso non valorizzati, che ti servono per capire quali requisiti deve avere la persona giusta, non solo a livello di hard skills ma anche di soft skills.

Cosa non è andato prima? Se hai una bassa retention in azienda, se devi gestire un turnover elevato anche se non vorresti, fatti delle domande, tante domande.

Inizia chiedendoti cosa non ha funzionato e parti da lì per dare un assetto migliore al tuo processo di selezione, non preoccuparti di correggere il tiro più e più volte, in questo settore non si finisce mai di migliorare.

Best experience per la candidate journey. Così come il cliente all’interno di un negozio, anche il candidato fa un percorso per arrivare all’azienda e la sua esperienza deve essere la migliore possibile, non solo per chi viene scelto, ma anche per tutti gli altri.

Innanzitutto bisogna capire come e perché il candidato è arrivato a Noi, se conosceva l’azienda, se ha visto l’annuncio, pubblicità o altro.

Una volta che il candidato approda all’azienda è importante evitare qualsiasi tipo di esperienza negativa, a partire dalla persona che lo contatta, al registro utilizzato, che deve sempre essere cortese e professionale.

Il luogo del colloquio è importante che sia pulito e ordinato, possibilmente impersonale, ovvero non l’ufficio dove tieni sulla scrivania i cimeli dei tuoi successi sportivi o le foto di quando eri bambino.

Lascia sempre un biglietto da visita al candidato prima che vada via dal colloquio, invia una mail di ringraziamento post colloquio (anche una mail preimpostata va benissimo!). Verifica che i luoghi che il candidato vedrà, anche di passaggio, siano “presentabili”.

Dimostrati umano e attento alle sue esigenze, non trattarlo come uno fra i tanti ma con il rispetto che merita. Introduci sempre l’azienda fin dal primo colloquio telefonico, e chiedi sempre che idea si è fatto in merito, se ha cercato delle informazioni e dove le ha reperite.

Ricorda sempre che il selezionatore, per il candidato, rappresenta l’azienda, e che terminata la selezione con esito positivo o negativo Lui/Lei parlerà di te e della sua esperienza, fra i tuoi obiettivi deve esserci che ne possa parlare bene!

Conclusioni

Abbiamo visto come il processo di Ricerca del personale sia un mix tra strumenti e competenze umane, trovando il giusto bilanciamento, possiamo ottimizzare il cost to hire (costo per assumere) e il time to hire (tempo per assumere), due elementi fondamentali per l’efficacia del processo.

Le tecnologie devono essere un valido supporto all’efficienza del processo, che deve restare umano, fatto di persone e da persone.

Seguendo un iter definito, padroneggiando gli strumenti classici, integrandoli con le tecnologie 4.0, senza mai perdere la dimensione umana, puoi raggiungere l’obiettivo, intercettare il talento giusto per la tua azienda.

Che lo faccia tu o che qualcuno lo faccia per te, assicurati sempre che questa non manchi.

Le mie dritte, sono molto poco tecniche-strumentali, e molto umane.